Makalah Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Studi Kasus Sistem
Informasi Shuttle Express
Disusun Oleh :
Putra
Candra
1.21.11.0027
Manajemen
Fakultas
Ekonomi
Universitas
Aki Semarang
Tahun
2012/2013
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Peran utama aplikasi sistem informasi
dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan efektif atas strategi
perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis
sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan
berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan
yang besar bagi perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini
menciptakan sistem informasi strategis yang mendukung atau membentuk posisi
kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Dengan kata lain, perpaduan
sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu organisasi
dalam hal:
1.
Memperoleh keunggulan
kompetitif
2.
Mengurang kelemahan
kompetitif
3.
Memenuhi tujuan srategis
perusahaan
Perusahaan dapat bertahan hidup dan
berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil
mengembangkan strategi untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk
struktur persaingan dalam dunia usaha.
Dalam model klasik Michael Porter mengenai
strategi kompetitif, Bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan
berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi
untuk secara efektif mengatasi:
1.
Persaingan dari para pesaing
dalam industrinya
2.
Ancaman pemain baru dalam
industri dan pasarnya
3.
Ancaman yang dihadapi karena
adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar
4.
Daya tawar pelanggan
5.
Daya tawar pemasok.
Dalam menerapkan strategi bisnis yang
kompetitif, perlunya penerapan system informasi bagi perusahaan. Karena
sistem informasi memiliki peran strategis antara lain:
v Hasil potensial dari penggunaan strategi sistem informasi Meningkatkan
efisiensi operasional
v Memperkenalkan inovasi bisnis
v Membangun sumber informasi strategis
v Meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi produksi
atau jasa baru
v Meningkatkan kualitas dan fitur produk serta jasa.
v Meningkatkan proses operasional dan lingkungan kerja. Yang efektif
dan efisien.
Shuttle Express merupakan perusahaan
yang bergerak di bidang transportasi darat yang Pada awal bisnisnya,
Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang
kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas.
Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi
pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki kepercayaan
dan kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan
kualitas layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express
mengubah sistem informasi yang semula bersifat internal menjadi bersifat “in
and out”. Yaitu menerapkan system informasi pada semua kegiatan
bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak
konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini
membawa dampak keunggulan yang sangat besar bagi Shuttle Express.
Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara efektif dan efisien
serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa.
B. Perumusan Masalah.
Tantangan yang dihadapi Shuttle Express
untuk memberikan layanan jasa secara cepat dan tepat dalam setiap
kegiatan bisnis baik yang bersifat operasional maupun internal
(penjadwalan dan pengelolaan data base),dalam memberikan kepuasan
bagi para pelanggan/pengguna jasa, mendorong shuttle Express untuk menerapkan
strategi sistem informasi dalam upaya mengakomodasikan kebutuhan perusahaan
untuk dapat beroperasi secara efektif dan efisien.
C.
Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan ini adalah untuk lebih
memahami Pengertian Sistem Informasi dan manfaatnya bagi perusahaan dalam
mencapai keunggulan kompetitif dalam dunia usaha.
BAB II
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
A. Landasan
Teori
1. Sistem
Informasi
Menurut O’Brien (2010) pengertian sistem secara
sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas
definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem
Informasi adalah kombinasi teroganisir dari manusia, hardware, software, jaringan
komunikasi, sumber data, dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
2. Komponen
Sistem Informasi
Model sistem informasi (Gambar 1) menggambarkan
kerangka konseptual tentang komponen utama dan aktivitas sistem
informasi. Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia
(pengguna akhir dan spesialis), hardware (mesin dan media), software
(program dan prosedur), data (data dan basis pengetahuan), dan jaringan
(media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan aktivitas input,
processing, output, storage, dan control yang mentransformasi
sumber daya data kedalam produk informasi. Model sistem informasi
membantu mengikat antara komponen utama dan aktivitas dari semua jenis
sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang menekankan pada
empat konsep utama, yaitu :
a.
Manusia, hardware, software, data,
network yang merupakan 5 sumber daya utama dari sistem informasi
b.
Sumber daya manusia termasuk pengguna
dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber
daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data
terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri
dari media komunikasi dan jaringan.
c.
Sumber daya data ditransformasi melalui
aktivitas proses informasi kedalam berbagai produk informasi bagi pengguna
akhir.
d. Proses
informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing,
output, storage, dan control.
3. Sumber
Daya Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu :
a.
Sumber Daya
Manusia
ü Pengguna akhir ( Pengguna atau klien )
Pengguna adalah orang yang menggunakan produk sistem
informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur,
pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi.
Pada kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah pengguna akhir sistem
informasi. Banyak dari pengguna akhir dibisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang menghabiskan banyak
waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim atau kelompok kerja
untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi.
ü Spesialis sistem informasi
Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem
informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software, operator sistem,
teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi berdasarkan
permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program komputer
berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu memonitor
dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
b.
Sumber Daya Hardware
Konsep sumber daya hardware termasuk
semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi.
Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi
juga semua media data
berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau
magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem informasi adalah :
·
Sistem komputer
·
Perangkat komputer
c. Sumber
Daya Software
Sumber daya software termasuk
semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep umum perangkat lunak tidak
hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara
langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan
informasi yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software :
·
Software sistem,
seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung operasi sistem
komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi komputer
yang terkenal.
·
Software aplikasi,
merupakan program yang langsung memproses penggunaan komputer oleh pengguna
akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata.
·
Prosedur,
merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem
informasi.
d. Sumber
Daya Data
Pengertian data lebih daripada raw
material pada sistem informasi. Konsep sumber daya data diperluas oleh
manajer dan para professional sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data
merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data sebagai sumber daya
organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern. Sebelumnya
data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data disimpan,
diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi software canggih yang
mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan
pasar.
Data bisa berbagai bentuk, termasuk data
alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang
menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari
kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar
seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia
dan suara lainnya.
Sumber daya data pada sistem informasi
biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi manajemen
sumber daya data kedalam :
·
Database yang menyimpan pengolahan dan
pengorganisasian data
·
Basis pengetahuan yang menyimpan
pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus
mengenai praktik bisnis yang sukses.
e. Sumber
Daya Jaringan
Teknologi komunikasi dan jaringan
seperti internet, intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap
kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan
komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan telekomunikasi
terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang dihubungkan
oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep sumber
daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan
komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya
jaringan termasuk :
·
Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber
optik, microwave, selular, teknologi wireless satelite.
·
Infrastruktur Jaringan. Kategori umum
ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data
dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh
prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan software
kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing
internet.
4.
Aktivitas Sistem
Informasi
Terdapat
5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu:
a. Sumber Daya Input Data (Input)
Data mengenai transaksi
bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan
kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam
data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau
memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya termasuk
berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat
benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam machine readable media,
seperti disket atau tape hingga saat pemrosesan.
b. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing)
Data biasanya dimanipulasi
dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan
penjumlahan. Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu
mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan
dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating)
secara terus-menerus.
c. Output Produk Informasi (Output)
Informasi dalam berbagai
bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan
output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang tepat
bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah tampilan video, dokumen
kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan, daftar,
tampilan grafik, dll.
d.
Penyimpanan Data, Model, dan
Pengetahuan Sumber Daya (Storage)
Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi.
Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan
informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya
dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang penting dari sebuah
organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk berikut :
·
Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh
perusahaan dan pengguna akhir.
·
Basis Model, yaitu menyimpan
model konseptual, matematik, dan logika yang menyatakan hubungan bisnis,
perhitungan rutin, atau teknik analisis.
·
Basis Pengetahuan, yaitu
menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk seperti fakta atau
peraturan.
e. Kontrol Kinerja Sistem (Control)
Sebuah sistem informasi
seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan input, processing,
output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk
menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas sistem
harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna
akhir.
5.
Jenis Sistem Informasi
Sistem
informasi dikategorikan ke dalam dua peran utama yaitu :
1.
Sistem Pendukung Operasional
(Operations Support Systems)
Sistem informasi selalu
dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi
bisnis. Contohnya sistem pendukung operasional menghasilkan berbagai produk
informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan produk
informasi spesifik sehingga dapat digunakan oleh manajer. Pengolahan lebih
lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem
pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses
industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta mengupdate
database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari :
·
Sistem Proses Transaksi (Transaction
Processing Systems) Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis,
mengupdate database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya :
proses inventori dan penjualan, sistem accounting.
·
Proses Sistem Kontrol (Process
Control Systems)
Proses monitor dan kontrol industri. Contohnya : penyulingan
minyak bumi, pembangkit listrik, sistem produksi baja.
·
Sistem Kolaborasi Perusahaan
(Enterprise Collaboration Systems)
Tim pendukung, kelompok kerja, dan kolaborasi serta komunikasi perusahaan.
Contohnya : sistem e-mail, chat, dan video conference.
2.
Sistem Pendukung Manajemen (Management
Support Systems)
Saat aplikasi sistem
informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan
pembuat keputusan oleh manajer, disebutnya sistem pendukung manajemen. Secara
konsep, beberapa tipe major dari sistem informasi mendukung berbagai tanggung
jawab pembuat keputusan, yaitu :
·
Sistem Informasi Manajemen (Management
Information Systems - MIS) Menyediakan informasi dalam bentuk laporan
spesifik dan display untuk mendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya :
analisis penjualan, performance produksi, dan sistem laporan tren biaya
·
Sistem Pendukung Keputusan (Decision
Support Systems - DSS) Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses
pembuat keputusan manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya : pelabelan
harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem analisis resiko.
·
Sistem Informasi Eksekutif (Executive
Information Systems - EIS) Menyediakan informasi kritis dari MIS, DIS, dan
sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif.
Contohnya : sistem untuk mempermudah akses analisis performance bisnis, aksi
kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis.
B. Studi Kasus : Shuttle Express
Shuttle
Express didirikan pada tahun 1979, bermula dari keinginan manajemen San Juan Airlines
untuk menyediakan jasa transpotasi darat yang mengedepankan Keselamatan, Pelayanan
dan Kehandalan (Safety, Service and Reliability). San Juan Airlines adalah perusahaan
penerbangan komuter tertua yang dikenal sebagai perusahaan penerbangan yang
paling handal dan aman. Berbekal reputasi dari San Juan Airlines dan hasil
studi mengenai transportasi darat di AS saat itu, maka Shuttle Express
didirikan dengan mengadopsi budaya keselamatan (safety) serta profesional dari
San Juan Air. Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (safety, service and
reliability ) merupakan moto Shuttle Express yang menjadi dasar dalam
pelaksanaan operasi bisnisnya. Moto ini membawa pengaruh terhadap pilihan
strategi bisnis dari Shuttle Express dari tahun ke tahun.
Di
sisi keselamatan Shuttle Express menekankan pada kelengkapan peralatan
keselamatan dari armadanya, dan para pengemudinya selalu diwajibkan untuk
mengemudi dengan aman dan selamat (defensive driving). Shuttle Express
sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggan. Untuk memenangkan persaingan
dengan perusahaan sejenis, Shuttle Express selalu memperhatikan hal-hal yang
mendasar dan sederhana seperti mobil selalu dalam keadaan bersih, pegawai
berseragam lengkap, membuka pintu, membawakan bagasi penumpang dan detail
perhatian-perhatian lainnya dari pengemudi dan staff perusahaan kepada
pelanggannya. Kehandalan dicapai dengan memperhatikan ketepatan waktu, skedul pengemudi,
jadwal perjalanan dan ketepatan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Untuk
mendeliver tujuan-tujuan diatas, Shuttle Express terus memperbaiki proses dan sistem
bisnisnya.
Pertumbuhan
perusahaan dari sisi jumlah armada, pegawai, dan pelanggan dikombinasikan dengan
perubahan-perubahan lingkungan eksternal mengakibatkan proses dan sistem bisnis
yang tadinya sangat mendukung, sejalan dengan pertumbuhan berubah menjadi kendala
bagi perusahaan untuk berkembang. Manajemen Shuttle Express menyadari hal ini,
Salah satu enabler yang mereka gunakan untuk mengantisipasai
perubahan-perubahan dan tetap mencapai tujuan-tujuan perusahaan adalah melalui
penerapan teknologi informasi. Dengan penerapan teknologi yang tepat kemampuan
Shuttle Express untuk menangkap peluang pasar dengan efektif dan menguntungkan
semakin besar.
C.
SI dan Matrik SI
Shuttle Express Tahun 1994
Tantangan
yang dihadapi oleh Shuttle Express di tahun 1994 adalah bagaimana meningkatkan
kecepatan dan ketepatan dalam proses penerimaan order, penjadwalan dan pengelolaan
data base. Penerapan strategi TI pada masa itu disajikan dalam matrik sistem informasi
di bawah ini. Dari tabel tersebut terlihat bahwa pemanfaatan teknologi
informasi di tahun 1995 masih terbatas pada PC yang didukung oleh aplikasi
pengolahan data base. Di tahun tersebut, infrastrktur TI seperti ini sudah
mampu mengkomodasi kebutuhan perusahaan untuk tetap beroperasi secara effisien
dan efektif.
Matrik Sistem Informasi
Shuttle Express di tahun 1995
Sejak sistem informasi tersebut dilaksanakan Shuttle Express telah
berhasil menangani lebih dari 695.000 pesanan. 75 armada Shuttle Express
membawa lebih dari 7.500 pelanggan setiap harinya dari dan menuju bandara. Rute
perjalanan yang biasanya ditempuh dalam 8 jam kini dapat ditempuh dengan waktu yang
jauh lebih singkat yaitu 3 jam. Jumlah karyawan pun lebih effisien, misalnya
dispatcher yang semula berjumlah 3 dispatcher per shift, kini cukup 2
dispacther di pagi hari dan 1 dispacther di siang hari. Keuntungan lainnya dari
penerapan sistem informasi tersebut diantaranya ketepatan waktu dan ketapatan
dalam memenuhi permintaan pelanggan jauh meningkat, dibandingkan dengan
masa-masa dimana perusahaan menerapkan papan magnet dan sistem reservasi manual.
Pada tahun 2008, Shuttle Express telah berhasil meningkatkan jumlah pelanggan yang
dapat dilayaninya menjadi 714.000.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kemampuan Shuttle Express
untuk tetap menetapkan harga yang wajar dari pelayanan armada shuttlenya. Hal
ini menunjukkan bahwa Shuttle Express telah berhasil memilih teknologi yang
tepat dan investasi yang ditanamkan mampu ditutupi dengan bertambahnya revenue
karena kemampuan dari Shuttle Express untuk melayani penumpang yang semakin
membesar. Fakta-fakta diatas tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi
sistem informasi yang tepat mampu mendukung pertumbuhan bisnis dan kemampuan
bersaing dari Shuttle Express.
Penerapan teknologi informasi oleh Shuttle Express di tahun 1995
tidak terlepas dari bagaimana perusahaan mengantisipasi perubahan-perubahan
yang terjadi di dalam di luar lingkungan bisnisnya. Tujuan bisnis dari
perusahaan berusaha dicapai dalam kerangka moto yang mereka miliki yaitu
Safety, Service dan Reliability (Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan). Setiap
upaya yang mereka lakukan guna mengantisipasi pertumbuhan dan perubahan, serta
mencapai tujuan bisnis tidak pernah terlepas dari bagaimana upayaupaya tersebut
mampu meningkatkan Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan dari sistem dan
operasional perusahaan.
D.
SI dan Matrik SI
Shuttle Express Tahun 2013
Di
dalam dunia bisnis tidak ada yang kekal kecuali perubahan. Demikian halnya
dengan bisnis dari Shuttle Express. Inovasi teknologi informasi dari Suttle Express
terus berlanjut seiring perkembangan teknologi baru, tantangan dan peluang yang
dihadapi dalam operasi bisnis sehari-hari. Setelah 19 tahun berlalu, kini
Shuttle Express beroperasi dengan cara dan sistem yang jauh berbeda. Banyak
teknologi yang sebelumnya tidak pernah diterapkan kini menjadi hal yang umum.
Beberapa teknologi baru yang diadopsi Shuttle Express diantaranya:
·
E-commerce dan Internet
reservation
·
ALERT system
·
Data Back Up System
·
HWeb Mobile Data Terminal
·
GPS Fleet Tracking
Matriks sistem informasi dari Shuttle Express di tahun 2012 dapat
dilihat pada table dibawah ini. Dari tabel tersebut jelas terlihat bahwa
Shuttle Express adalah perusahaan yang dinamis dan adaftif dalam mengadopsi
teknologi baru untuk memecahkan permasalahan bisnis di dalam operasinya.
Matrik Sistem Informasi
Shuttle Express di tahun 2013
a. E-commerce dan Internet Reservation
Saat ini tingkat kepemilikan komputer dan smartphone semakain
merata. Pelanggan dimanjakan dengan kebebasan dan fleksibilitas untuk melakukan
reservasi dan pembelian dimanapun mereka berada sejauh mereka terhubung dengan
internet. Bagi perusahaan keberadaan internet telah menghilangkan kendala dan
keterbatasan geografis dan waktu. Internet memungkinkan perusahaan untuk
memperluas jangkauan pasarnya dengan biaya relatif murah.
Shuttle Express telah menerapkan sistem reservasi yang dibundle
dengan pembayaran online menggunakan kredit card. Untuk menjamin keamanan
jaringan akses pelanggan diproteksi dengan secure SSL connection. Dengan sistem
reservasi ini, pelanggan dapat melakukan reservasi kapan saja dan dari mana saja
di seluruh dunia dengan aman dan nyaman. Melalui akses internet pula, para
pelanggan dapat melakukan pemesanan jasa dan produk berikut:
·
Share Ride and exclusive van
service
·
Town Car-Limo service
·
Cruise transfers
·
Convention transfers
·
Wine tasting - Special
Event: Saint Nicks Open House Dec 1-2
·
Seattle sightseeing tours
and charters
b.
ALERT system
Sistem
ALERT merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk mendukung proses
reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan adanya
sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan
nyaman bagi pelanggan dan karyawannya.
1.
Sistem Reservasi
Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang
diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang
diinput selama proses reservasi akan disimpan di dalam data base.
2.
Sistem Dispatching
Sistem Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data
reservasi akan digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan
mendistribusikan pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung
secara otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan
pembagian rute yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian
rute dan penjadwalan menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang
kerapkali timbul karena menggunakan manual proses dapat diminimalkan.
c.
Data Back Up System
Data Back Up system bertujuan untuk menyimpan data-data penting
yang dibutuhkan oleh Shuttle Express. Back up data akan digunakan jika data
utama yang digunakan disistem mengalami kerusahan (corupt). Kerusakan data
dalam sistem yang sudah terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis
dari perusahaan, dengan adanya back up system tersebut Shuttle Express memiliki
Business Continuity Plan (BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada
pelanggan tidak akan terhenti.
d.
HWeb Mobile Data
Terminal
Mobile Data Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima
pesan, memonitor jadwal dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan
rekonsiliasinya serta berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi.
Penerapan dari MDT memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif,
agar para pengemudi dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik
dan berdaya guna.
Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah:
·
GPS Integration
·
Reservation Detail Displa
·
2-Way Messaging
·
Quick Respond Capable
·
Credit Card Capture
·
Bar Code Scan Capable
·
Driver Self-Reconciliation
·
Thermal Printer
e.
GPS Fleet Tracking
Teknologi GPS pada awalnya adalah teknologi yang dimiliki oleh
militer di Amerika Serikat. Kini teknologi ini tersedia dan dapat digunakan
untuk kepentingan bisnis dan umum. Teknologi GPS sangat mendukung operasi
banyak perusahaan logistik dan transportasi. Dengan adanya teknologi ini kantor
pusat dapat memonitor posisi, arah dan keceptan kendaraaan secara real time.
Teknologi GPS memanfaatkan kemampuan satelit untuk mendeteksi arah, kecepatan
dan posisi dari kendaraan. Data yang diperoleh oleh satelit akan ditransmisikan
melalui jaringan telpon atau jaringan komunikasi lainnya yang tersedia.
Manfaat teknologi GPS bagi Shuttle Express diantaranya adalah:
ü Kantor pusat dapat memonitor keberadaan dan posisi dari armada
yang dimilikinya, sehingga reservasi baru dapat dialoksikan dengan cepat dan
tepat kepada armada yang terdekat.
ü GPS dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengevaluasi
disiplin pengemudi dalam hal kepatuhan terhadap misalnya kecepatan maksimum berkendara.
Hal ini sangat mendukung implementasi dari moto Shuttle Express terkait Safety
(Keselamatan).
ü GPS juga memungkinkan departemen pelayanan pelanggan untuk
memberikan informasi yang akurat terkait keberadaan dan perkiraan kedatangan
kendaraan kepada para pelanggannya.
Jika kita menggunakan klasifikasi sistem informasi yang dikemukan
oleh O’Brien (2005), maka sistem informasi yang diaplikasikan oleh
Shuttle Express pada tahun 2013 ini terdiri atas:
1.
Operations Support System
a.
Specilaized Processing
system:
ü Expert system: memberikan rekomendasi penjadwalan yang effisien
ü Strategic information system: database perilaku konsumen
ü Functional business system: database karyawan dan payroll
b.
Transaction Processing
System: sistem reservasi dan billing
c.
Process Control System: GPS
Fleet Tracking
d.
Enterprise Collaboration
System: system reservasi, dispatcher dan MDT yang terintegrasi
2.
Management Support System
a.
Management informations
system: Laporan-laporan operasional
b.
Decision Support System:
Laporan keberadan dan availability dari kendaraan dan pengemudi secara real
time
c.
Executive Informations
system: Data-data pelanggan dan perilakunya diolah dan disimpan di dalam
server, dan digunakan oleh top manajemen dalam membuat strategi pemasaran.
d.
Specialized Processing
system: expert system yang memberikan rekomendasi rute tercepat berdasarkan
teknologi GPS dan data historis yang diinput ke dalam data base sistem pakar.
BAB III
KESIMPULAN
Melalui Matrik Sistem Informasi Shuttle
Express tahun 2012, bisa kita lihat bahwa sistem informasi pada tahun 2013
sangat mengalami kemajuan yang besar bila dibandingkan dengan Matrik Sistem
Informasi Shuttle Express tahun 1995. Dari kolom-kolom yang terdapat pada
matrik tersebut yaitu hardware, software, manusia, data dan informasi menggambarkan
dengan jelas perkembangannya. Pada tahun 1995, pemasukan data hanya bisa
dilakukan oleh agen yang terkoneksi. Sedangkan pada tahun 2013 pelanggan juga
bisa langsung melakukan pemesanan langsung menggunakan PC maupun gadget yang tersambung
melalui jaringan internet tanpa terbatas ruang dan waktu.
Dari sisi operasional Shuttle Express,
operator sistem bisa memonitor keberadaan dan kedisplinan pengemudi secara real
time dari informasi yang dikirimkan oleh GPS yang terdapat pada kendaraan
melalui sistem GPS Fleet Tracking. Sehingga operator bisa memberikan informasi
yang akurat kepada pelanggan terkait dengan keberadaan dan perkiraan kedatangan
kendaraan.
Sistem informasi Shuttle Express
mengalami perubahan dari tahun ke tahun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan
serta ketersedian teknologi informasi pada saat sistem informasi itu dikembangkan
dan diimplementasikan. Berdasarkan analisa dari data-data yang tersedia dapat
dilihat bahwa perencanaan pengembangan dan pengimplementasian sistem informasi didasari
oleh kebutuhan organisasi serta memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia
dengan tepat.
Dari pembahasan studi kasus Shuttle Express
yang terdapat di BAB II, bisa diambil kesimpulan bahwa, untuk sebuah organisasi
bisnis, pengembangan dan pengimplementasian Sistem Informasi yang tepat akan menghasilkan
manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dan
berpengaruh kepada menangkap peluang pasar serta meningkatkan keutungan.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.scribd.com/doc/12230747/Peran-Sistem-Informasi-Manajemen-Dalam-
Pengambilan-Keputusan-Organisasi
http://kundang.blog.esaunggul.ac.id/
http://www.shuttleexpress.com/
O’Brien,
JA. 1991. Introduction to Information
Systems in Business Management. Sixth Edition. Irwin Homewood, II. 60430
Boston
O’Brien,
JA and George Marakas. 2010. Introduction
to Information Systems. Fifteenth Edition. McGraw-Hill International
Edition.
